『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』2割の時間で仕事を終わらせて家に帰る方法

こんにちは、マスラオです。

今回紹介する『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』は、

人と協力しながら進める仕事に就いている人は参考になる部分が多いと思います。

仕事の進め方のHowTo本は色々出ていますが、個人的には一番良かったです。

 

著者の中島聡さんは、元マイクロソフトのプログラマー。

ドラッグ&ドロップを発明し、右クリックの仕様を考案した人でもあります。

 

 

 

こんな人にオススメ 

この本は、以下のような人にオススメです。

 

・早く帰って勉強の時間やブログを書く時間を確保したい人

・自分の2倍能力が高い人に勝ちたい人

・予定の半分の時間で仕事を終わらせたい人

 

本書の中から、個人的に感銘を受けた、明日からすぐに使える部分を抜粋してご紹介します。

 

2割の時間で8割の仕事を終わらせる

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ではたとえば上司から「これ10日でやっといて」という仕事が降ってきたとき、どうすればいいでしょうか?

・・・

①「まずはどのくらいかかるかやってみるので、スケジュールの割り出しのために2日ください」と答えて仕事に取り掛かる(見積もりをするための調査期間をもらう)

②その2日をロケットスタート期間として使い、2日で「ほぼ完成」まで持っていく

③万が一、その2日で「ほぼ完成」まで持っていけなかった場合、これを「危機的な状況」と認識してスケジュールの見直しを交渉する

 
まず、タスクが振られた時点で、期日までのスケジュールを2:8で分けます。
その後、最初の2割の時間でタスクが完了できる見込みが立てば、残りの8割は流しつつ完成に持っていき、
完了できる見込みが持てなければ、期日の延長を申し出ます。
 
期日までのスケジュールを2:8に分け、最初の2で「ほぼ完成」まで持っていく

 

「締め切りに迫られていないと頑張れない」のは多くの人々に共通する弱さですが、先に述べたように、仕事が終わらなくなる原因の9割は、締め切り間際の「ラストスパート」が原因です。

 

夏休みの宿題にありがちなパターンです。

休みの期間が長い分、前半で遊び呆けてしまい、結果8月31日の夜に泣くことになった思い出はありませんか?

未来の自分を過信しすぎるのは危険です。

精神的に追い詰められると、つまらないミスを起こしやすくなり、成果物のクオリティも低くなります。 

2:8の8で何とかしようと考えるのは、危険なので絶対にやめておきましょう。

 

スタートダッシュで「ほぼ完成」まで持っていき、あとは流しで完了させる

 

マルチタスクとの付き合い方

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基本的にマルチタスクは著しく効率が悪いのでオススメしません。

あれもこれもと仕事を積んでくる上司がいたら、部署移動を検討しましょう。

ただし、時にはマルチタスクにならざるを得ない場合があります。

 

複数の仕事が並行している場合は、1日を横に切れ、です。

・・・大きな仕事を複数走らせている場合、まず1日を朝・昼・夜の3つに切り分けます。

・・・並行するといってもマルチタスクは絶対にしません。Aの仕事をしているときにBやCの仕事のことを考えないようにしましょう。

 

要するに、1日のうちで集中する時間を分けましょうということです。

最初の3時間はAという仕事、次の3時間はB、最後の3時間はCというように、分割された時間に仕事を配分します。
 

マルチタスクは、1日を分割し、それぞれのタスクに集中する時間を決める 
 

まず、作ってみる

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企画を形にする前に、「そもそもどういうものなのか想像できない」とか「予算はあるのか」とか「商品になる保証はあるのか」とか、そういったことを言われて仕事を中断するのはもったいない話です。

企画はとりあえず形にしないとゴーサインをもらえませんし、予算は付きませんし、商品になる保証もされません。だからプロトタイプを作ることが必要なのです。もしプロトタイプを作っている時点でダメだったら捨てるだけです。それで無駄になるのはせいぜい2週間程度のものですから、大したダメージにはなりません。

 

プロトタイプを作るというのは、プロダクト開発においてはよくある話ですが、

他の職種で意識してこれを行えている人は少ないのではないでしょうか。

上司に仕事を振られたら、まずたたき台を作ってみる。

たたき台で修正点を確認できれば、最終的な手戻りが少なくなって時間を節約できます。 

 

たとえば、資料の作成を命じられたら、

2割の時間で、自分が考える「ほぼ完成」の状態(=プロトタイプ)を作ってレビューしてもらいます。

あれこれ悩んだ末に提出して大幅な修正を命じられるよりも大分効率が良いと思います。

 

・・・・・・英語があまり得意ではなかったので、どうも会話についていけませんでした。

それを見た上司は私に「何か考えてることがあるなら、プロトタイプを作ってみたら」と言いました。そうして私は相変わらずプロトタイプを作ることにしました。

・・・・・・半年後、完成したプロトタイプを上司に見せると大喜びで、さらにその上司にもプロトタイプを見せることになりました。私が緊張しながら片言の英語で説明をしていると、上司の上司は「やはり目に見える形にするのは良い。これからいろいろな人にデモしてもらうことになると思う。よろしく頼むよ」と言いました。

 

当時、アメリカのマイクロソフトで働いていた筆者は英語があまり得意でなかったようです。

ところが、プロトタイプの出来の良さから、社外の大勢の人の前でデモを行うことになり結果的に大成功!

視覚情報に訴える「モノ」は強いです。

 

言葉で伝わらなければ、完璧でなくて良いので目に見える「モノ」を作ってしまう
 

夢中になれることをやる

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プログラミングをどのように習得していったのかというと、これは「やりながら覚えた」という答えになります。何かやりたいことがあって、それを実行する時に必要なものだけを参考書や解説書から拾ってきて使う。実際に作ってみる。それの繰り返しです。

 

アイルランド人の女の子をデートに誘いたい場合、英会話教室に通ったりする必要はありません。デートに誘うために最低限必要な英語を調べて、実際に誘えばいいだけです。

 

上記2つの引用は、勉強する際のモチベーションに関するものです。

勉強すること自体が目的になっては本末転倒です。

あなたが勉強することには何か理由があるはずよね。

目的を考え、そこから逆算して必要な努力をすれば良いだけです。

そうすれば努力する量は、必要最低限で済みます。 

 

目的から今本当にやるべきことを逆算して実行する
 
あとはとにかく自分が楽しい仕事をすることが重要です。
 

集中力を無理に引き出さなければいけない仕事をそもそもするな、ということです。そういった仕事は、本当はあなたがやりたくない仕事であり、そもそもそういう仕事に対して本質的な集中力を発揮するのは難しいという話です。

 

仕事は「頼まれなくても自分から喜んで残業するほど楽しい仕事か」どうかで選ぶべきなのです。月曜日が毎週つらくて、毎日夕方5時になるとそわそわし始めるような仕事を選んだら一生後悔します。 

 
夢中になれる仕事なら凄まじい集中力を発揮できる